Így írunk mi

6 tipp, amellyel hatékonyabb lesz az írásos kommunikációnk

Az okostelefonok egészen új szintre emelték a kommunikációnkat. Az első generációs mobilok megjelenésével, leginkább az volt az újdonság, hogy elérhetőkké váltunk, beszélgethettünk anélkül, hogy helyhez lettünk volna kötve. A mai mobiltelefónia már sokkal kevésbé szól a beszélgetésekről, mint az állandó online jelenlétről. Megosztások, like-olások és a rövid írásos üzenetek jellemzik korunk információcseréjét. Ám még a lényegretörő félmondatok világában sem felejtkezhetünk el arról, hogy mennyire fontos írásban is a megfelelő formában társalognunk.

Hajlamosak vagyunk a hivatalos levelezésünket is lazábban kezelni, idő takarékosan megkurtítani, esetleg figyelmen kívül hagyni lényegi elemeket. Ám a magunkról kialakított kedvező vagy épp kedvezőtlen kép épp ezeken az alkotórészeken múlik. Nem muszáj élnünk velük, hisz sokan meg vannak ezek nélkül is, de a valódi kapcsolatépítéshez nélkülözhetetlen betartani néhány szabályt. Biztos vagyok benne, hogy alkalmazásukkal, sokkal hatékonyabbak lehetünk a munkánkban, erősebb kohéziót építhetünk ki a kapcsolatainkban, és a megítélésünk megbízhatóság, korrektség tekintetében torony magasan pozitív lesz. Nézzük mire érdemes odafigyelni.

A hangnem fontossága. Bármiről legyen is szó, az elsődleges és legfontosabb, a tiszteletteljes és udvarias hangvétel. Minden levélből kiérződik milyen emberek vagyunk, mennyire vagyunk kulturáltak, és tiszteltben tartjuk-e azt, aki majd olvassa az irományunkat. Ne félbehagyott mondatokat használjunk, ne jópofáskodjunk, ne szlengben és rövidítésekben fogalmazzunk. Kerek egész befejezett mondatokkal, írásjelekkel kommunikáljunk. Találkoztam már olyan e-mail-ekkel, amelyben az író természetesnek vette, hogy tőmondatokkal és sok pont, pont, ponttal, mintegy beszédstílusban fogalmazva, egyértelmű lesz a mondanivalója. Nem volt az, és több tízszer kellett átrágnom magam rajta, mire megértettem, mit is akar közölni.

Milyen témában írunk? Miről írunk és mi a célunk levelünkkel? Előre tisztázzuk magunkban ezeket a kérdéseket. Máson van a hangsúly egy érdeklődésnél, ajánlatkérésnél, mint egy panasztételnél. Ha csak kérdésünk van, tudakozódunk, akkor fogjuk rövidre sorainkat. Nem szükséges litániát írnunk, hagyatkozzunk a lényegre. Legyünk a tekintetben is figyelmesek, azaz konkrétak, hogy ne raboljuk sokáig mások idejét. Hosszabb leveleknél, minden esetben igyekszem a konkrétumokra koncentrálni, és mellette, amennyiben lehet, barátságos hangnemet megütni. Még reklamáció esetén is, ahol első körben jóhiszeműség vezeti az írott gondolataimat. (Persze, ha nincs okom szándékosságot feltételezni, és nem ragad magával a szarkazmus.) Meglepően jó eredmények érhetők el a jogos kifogásaink kezelésben, ha nem balkáni módon tálaljuk a problémánkat. Azokban az esetekben, ha valaki feldühített minket, és válaszolnunk kell a bántó soraira, hagyjunk némi időt magunknak. Ne reflektáljunk azonnal, mert valószínűleg feleletünkben több lesz az érzelem, mint a realitás. Nyugodjunk le, aludjunk rá egyet akár, és ne süllyedjünk le az ösztönösen visszatámadó és sértő szintre. Higgadtan teljesen más kerül ki a kezünk közül és képesek leszünk intelligensen helytállni.

Kinek írunk? A rövid üzenet világában is jó tudni, hogy kinek címezzük a levelünket. A megfelelő megszólítás elengedhetetlen. Illedelmesen, ha szükséges titulussal együtt szólítsunk meg. Ez utóbbi érzékeny terület, mert nem tudhatjuk ki használja vagy épp nem használja, megszerzett tisztségeit. Abból azonban baj nem lehet, ha feltüntetjük. Legfeljebb a későbbi levelezés folyamán, ha a címzett erre külön biztat minket, akkor elhagyhatjuk. Már Dale Carnegie is kiemelte, hogy az emberek számára a legbecsesebb kifejezés a saját nevük. Ha ezt helyesen ejtjük, vagyis esetünkben írjuk, és titulusaikat pontosan használjuk, akkor az első jó benyomást már ki is pipálhatjuk. Amikor módunkban áll, levelünket minden alkalommal névre szólóan küldjük el. Sokszor előfordul, főleg nagyobb cégeknél, hogy csak info@ vagy egyéb általános elérhetőséget találunk. Ilyenkor kevés esélyünk van névre szólónak lenni. Én gyakran megteszem, hogy a munkatársak közt keresgélve, igyekszem megtalálni azt, aki illetékes lehet a levelem tárgyát illetően. Tévedésem esetén legfeljebb átirányít egy másik munkatársához.

Hasonuljunk a másikhoz. Jellemzően figyelek arra, ha valakivel kialakul egy levelezésem, hogy hozzá hasonló formára alakítsam a soraimat. Ha a megszólításában "kedvest" ír, akkor én is így teszek. Ha a "tisztelt" szóval kezd, akkor ugyanezzel nyitok én is. Ha a teljes nevét írja alá, akkor kiírom én is a magamét. Ha már olyan a viszonyunk, hogy elég a keresztnevekkel szignózni, akkor magam is keresztnévvel zárok. A levél megfogalmazásában is gondot fordítok rá, hogy azonosuljak vele. Rövidebb, egyszerűbb felvetésekre rövid, frappáns választ gépelek. A komplikáltabb levelek, összetettebb, elemzőbb személyiséget sejtetnek, ezért az ő részére jobban belemegyek a részletekbe. Igyekszem a jellegzetes kifejezéseit is átvenni és alkalmazni. Ezzel nem szimplán utánozzuk, hanem az ő stílusában kommunikálunk vele. Közelebb kerülünk hozzá, utat találunk felé emberileg is, értékeljük az egyéniségét, és valódi kapcsolatot építhetünk vele. Ezt az emberközeli előnyt a legtöbb nagy cég, akik nem bíznak az embereikben és a hibák elkerülése végett inkább sablon válaszokban gondolkodnak, sosem aknázzák ki.

Figyelmes elköszönés. Kevesen tulajdonítanak neki jelentőséget, azonban meghatározza az olvasó végső szájízét, hisz ezzel találkozik a levelünk végén. Ne bizalmaskodjunk, és nagyoljuk el egy "üdv" odavetésével. Egy "további kellemes napot kívánok" vagy egy pénteki küldeményt "kellemes hétvégét kívánok" kifejezéssel zárni, túl a hivatalos és szokásos "tisztelettel" vagy "üdvözlettel" előtt, kifejezettem üdítő tud lenni. Én például a forró nyári időszakban nem ritkán köszönök el azzal, hogy "kellemes nyári napokat kívánok". Apróság? Valóban az. Ám ezek a csekélységek okozzák a nagy különbségeket, amikor az emberekkel kapcsolatos bánásmódról beszélünk. Ha kicsit is fel tudjuk dobni a napját az illetőnek, már mindketten jól jártunk.

Visszajelzések. Hogyan esik, amikor valakinek teszünk egy szívességet és az illető megköszöni ezt? Levelezésben sem kevésbé hatásos súlyt helyezni a visszaigazolásokra. Fáradtságunkba kerül, de meghálálja magát. Megköszönni, hogy egy cégnél gyorsan megoldották a felmerült gondunkat, hálásnak lenni, amiért rugalmasan módosíthattuk egy találkozó időpontját, mind, mind, mások idejét és energiáját igénylő dolgok. Értékeljük őket nagyra, és ne menjünk el szó nélkül az erőfeszítéseik mellett. Az ő jól végzett munkájuk szükséges a mi jól elvégzett munkánkhoz. Ez egy szimbiózis. És biztosak lehetünk benne, ha élünk a köszönetnyilvánítással, kifejezzük megbecsülésüket mások tettei iránt, akkor legközelebb is ilyen gördülékenyen fogunk tudni együttműködni velük.

Tapasztalatból tudom, hogy a fentebbi javaslatok nagymértékben képesek pozitív irányba befolyásolni a kapcsolatrendszerünket. Mert az emberek tiszteletével és elismerésével, nem csak őket építjük fel, hanem elősegítjük a mi kedvező megítélésünket is. A magunkról kialakított kedvező kép pedig támogat abban, hogy hatékonyabban képviseljük a saját vagy épp a cégünk érdekeit. Az emberi tényezőt előtérbe helyező magas szintű írásos kommunikáció kézzelfogható előnyöket hordoz bármilyen területről is van szó. Ugyan egy hivatalos író idézetével zárom ezt a témát, mégis úgy gondolom minden általunk leírt mondatra igaz Stephen King gondolata; "Az írás nem pénzkereset, nem arra szolgál, hogy híresek legyünk, randizzunk, lefektessünk valakit vagy barátokat szerezzünk. Végső soron gazdagabbá teszi annak az életét, aki olvassa a munkánkat, és gazdagítja a saját életünket is."

Ha megtisztelted a figyelmeddel ezt a posztot, és elnyerte a tetszésed, akkor oszd meg másokkal is, a hatékonyabb kommunikáció jegyében.